Conditions générales de vente et de prestations de services

Mise à jour au 1 février 2025

1 — GENERALITES

1.1- Sauf stipulation contraire, spécifié dans nos lettres, les commandes qui nous sont passées et les missions que nous traitons sont soumises aux présentes conditions générales de vente, qui prévalent sur toutes conditions d’achat. Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à l’intégralité des prestations et services effectués par notre Société. Les présentes conditions générales s’appliquent à partir du 1er décembre 2023.

1.2 – Les renseignements portés sur nos plaquettes, tarifs ou tous autres documents n’engagent pas notre Société qui se réserve le droit d’apporter toute modification aux indications fournies dans ces documentations.

1.3 – Seules seront prises en compte les commandes émanant du client sous forme de contrat, ou sur lettre à en-tête de celui-ci, par fax, courrier ou email à son ordre ou utilisant les formulaires fournis par notre Société et les commandes par téléphone, sous l’express réserve de leur confirmation écrite, par le client.

1.4 – En cas de commande additionnelle, les composantes de cette commande (prix, délais…) sont celles de notre grille tarifaire prestations sauf accord commercial spécifique et validé avec le client. Les conditions consenties pour la commande initiale ne peuvent être automatiquement appliquées à la commande additionnelle.

2 — PRIX, DÉLAI ET LIVRAISON

2.1 – Les prix sont établis hors taxes sur la base du tarif en vigueur au jour de la remise de l’offre. Les taxes applicables sont celles en vigueur à la date de facturation.

2.2 – Les délais de livraison sont donnés à titre indicatif et ne constituent en aucun cas un engagement de notre Société. Nonobstant cette réserve, notre société fera tout ce qui est en son pouvoir pour respecter les délais qu’elle pourrait indiquer.

2.3 – Les résultats sont normalement adressés par fax et/ou par courrier (ou tout autre moyen électronique) dès l’achèvement des travaux à l’attention des personnes désignées par le client.

2.4 – Livraison et rétractation. La livraison du ou des Progiciels a lieu au plus tard dans les trente jours ouvrés qui suivent l’acceptation de la commande, suivie d’un délai d’exécution maximal de trente jours, la mise en exécution de la commande survient à l’expiration du délai légal de rétractation. Le consommateur qui achète à distance dispose d’un droit de rétractation de 14 jours. Ce délai commence à courir le lendemain de la réception des produits. En cas de livraison par téléchargement du ou des Progiciels, la livraison est effectuée par cette opération. Conformément à l’article L 221-3 du code de la consommation, le Client qui commande à distance, dans le cadre de son activité professionnelle ne bénéficie pas d’un droit de rétractation, sauf lorsque l’objet de l’achat n’entre pas dans le champ de son activité principale et qu’il emploie 5 salariés au plus. Nonobstant ce qui précède, aucune demande de rétractation ne pourra intervenir postérieurement à l’installation dudit Progiciel par le Client ou son préposé. Hormis le cas où le client pourrait exercer son droit de rétractation dans les conditions indiquées ci-dessus, SOFAKOM ne procèdera à aucun remboursement. Le client aura la possibilité de renoncer au délai légal de rétractation en application de l’article L121-21-5 du code de la consommation, le client ayant été informé sur la proposition commerciale ou sur le bon de commande des différentes options.

3 — CONDITIONS DE PAIEMENT

3.1 – Les paiements sont sans escompte et exigibles dans les trente jours de la date de réalisation des prestations sauf dispositions contraires mentionnées dans nos offres, confirmations de commandes ou factures.

3.2 – Tout paiement non effectué à la date convenue à notre adresse de facturation porte intérêt au taux de I % par mois sans qu’une mise en demeure préalable ne soit nécessaire.

3.3 – Le mode de règlement en vigueur est le virement, la carte bancaire, le chèque bancaire, lettre de change ou le prélèvement SEPA. Tout autre mode de paiement requiert l’accord préalable de notre Société.

3.4 – Le mode de règlement relatif aux contrats de services sera la lettre de change ou le prélèvement SEPA à 30 jours nets de facturation.

3.5 – Tout défaut de règlement relatif aux lettres de change ou prélèvement SEPA sera assorti d’une pénalité de 40 Euros hors TVA.

3-6 – Tout encours de compte clients supérieurs à 10 jours suivant la date d’échéance entraine de plein droit la suspension de l’ensemble des services rattachés au client concerné.

3-7 – En cas d’impayé supérieur à 60 jours, SOFAKOM se réserve le droit de procéder à la résiliation du contrat service à la date de la prochaine facture annuelle et de suspendre les services liés au contrat mis à jour sans délai, cependant le client reste redevable du contrat service jusqu’à la date de résiliation du contrat.

3-8 – La société SOFAKOM a la possibilité d’annuler le contrat, d’établir un avoir et de libérer contractuellement la société cliente en cas de procédure collective du client si aucun règlement n’intervient dans les 30 jours de l’appel à facture.

4 — TRANSFERT DE PROPRIÉTÉ

Le transfert de propriété des travaux effectués est subordonné au paiement intégral de leur prix.

5 – GARANTIES ET RESPONSABILITÉS

5-1 – Les travaux confiés sont effectués dans les meilleures conditions que permettent les technologies utilisées par notre Société et les indications ou originaux fournis par le client.

5-2 — Notre Société n’est tenue qu’à une obligation de moyens. En conséquence elle s’engage à mettre en œuvre, eu égard à l’état actuel de ses moyens techniques, et au prix payé par le client et des circonstances générales de la mission, les moyens raisonnables pour parvenir à un résultat aussi fiable que possible.

5-3 – Les résultats des travaux sont exclusivement réservés à l’usage du client de notre Société. Notre Société mettra en œuvre toutes les précautions nécessaires pour le stockage et la conservation des travaux jusqu’à leur remise au client. Passé la remise des travaux au client, elle ne pourra être tenue responsable d’une perte ou destruction d’un fichier.

5-4- Notre société met également en œuvre, durant les travaux, les précautions nécessaires au stockage et à la conservation des originaux confiés par le client. Les originaux seront retournés au client à la remise des travaux.

5-5 – En cas d’instruction de destruction des originaux de la part du client, notre société s’engage à mettre en œuvre cette destruction dans les meilleurs délais et dans des conditions garantissant la confidentialité des informations contenues dans ces documents. Dans le cas d’une instruction de conservation des originaux par nos soins, le coin et les modalités de stockage devront faire l’objet d’un accord.

6 — LIMITES DE RESPONSABILITÉ

Dans tous les cas, la responsabilité de notre Société sera limitée au prix payé par le client pour l’exécution des travaux.

7 — CONFIDENTIALITÉ

Notre Société déploiera tous les efforts raisonnables pour conserver confidentiels les informations qui lui seront confiées dans le cadre des travaux effectués pour le client.

8 — FORCE MAJEURE

Notre Société ne saurait être responsable de retard, erreurs ou dommages ou pour tout autre défaut dans la réalisation de ses obligations en cas de force majeure qui incluent par exemple les faits de guerre, grèves, pannes d’équipement, etc…

9 — DIVERS

9-1 – Ces conditions générales seront révisées et envoyées par mail dans les quinze jours suivant chaque modification des conditions générales en cours et seront disponibles sur notre site internet dans les mêmes délais. Le signataire des présentes conditions générales accepte de plein droit les modifications futures. Le client bénéficie d’un droit de parole pour manifester un désaccord sur la rédaction des nouvelles conditions générales par courrier recommandé avec accusé de réception dans les 30 jours suivant la mise à jour des conditions générales. Le client fera de son affaire personnelle la bonne réception des nouvelles conditions générales dans ces délais, SOFAKOM ne saurait être tenu pour responsable de la non-réception des nouvelles conditions générales par le client qui a la possibilité par ailleurs de les visionner sur le site internet https://www.sofakom-store.com/cgv/.

9-2 — La nullité éventuelle d’une partie des dispositions des présentes conditions générales de vente ne pourra porter atteinte à la validité des autres conditions.

9-3 – La non-application par notre Société ou par le client des droits spécifiés dans ces conditions générales de vente ne saurait constituer une renonciation à ces droits.

9-4 – Les contrats services proposés par SOFAKOM sont soumis à des contrats annuels d’une durée de douze mois, avec un engagement initial de trente-six mois. Ces contrats sont automatiquement reconduits pour une durée de 12 mois, sauf notification de résiliation par l’une des parties au moins 90 jours avant la date anniversaire, pendant les trois premières années, et au moins 6 mois avant la date anniversaire par la suite.

9-5 — Certains logiciels vendus par la société SOFAKOM permettent au Client final d’effectuer des achats en ligne qui sont livrés immédiatement par l’éditeur du logiciel ou un de ses partenaires. Dans ce cas, où le Client effectue un achat direct depuis son logiciel sans demander de devis à SOFAKOM, le Client reconnaît et accepte l’annulation des délais de rétractation et reconnais légitime qu’une facture lui soit établie par notre société pour le dit achat et que son règlement lui soit dû en intégralité.

9-6 — Le contrat est conclu entre professionnels informés, l’acheteur ne peux prétendre au bénéfice de l’article L221-3 du code de la consommation.

9-7 — À compter du 1er février 2025, l’ensemble des contrats EBP Paye signés à partir de cette date sont soumis à un mode de facturation basé sur la consommation des services en complément d’un abonnement de base. Une grille tarifaire détaillant les modalités de consommation est tenue à la disposition des clients et peut être obtenue sur simple demande.

Par ailleurs, les contrats souscrits avant le 1er février 2025 sont également impactés par ce changement conformément aux nouvelles conditions d’utilisation et de facturation applicables.

L’utilisation du service implique l’acceptation sans réserve de cette nouvelle grille de consommation, sous réserve des dispositions contractuelles en vigueur et des éventuelles mises à jour notifiées aux clients.

10 — VERSION RÉSEAU ET MONOPOSTE

L’achat de toute version de logiciel EBP requiert à compter du 1er Janvier 2020 la souscription à un contrat de service à minima pour les 3 premières années. L’acquisition d’un logiciel QUADRATUS entraine de plein droit la souscription d’un contrat de service pour les gammes JUNIOR, STANDARD et PRO pour une durée de 3 années minimum.

11 — ACCES AU SUPPORT

Pour accéder au Support, le Client doit disposer d’un contrat de service actif et d’un identifiant composé principalement d’un numéro de licence attribué lors de la souscription au Service, qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers. Le Client reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet, télécom) et que SOFAKOM ne peut garantir une telle disponibilité. Les services de Support comprennent une assistance à la prise en main du Progiciel. Les maintenances correctives des progiciels sont assurées directement par l’éditeur concerné. Les services d’assistance à la prise en main et à l’utilisation des logiciels commercialisés par SOFAKOM sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des Progiciels dans les configurations matérielles et logicielles requises. SOFAKOM s’engage à fournir au Client les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le Client pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du Progiciel concerné, mais SOFAKOM ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de maintenance corrective assurée par l’éditeur du Progiciel portent sur la correction des anomalies de fonctionnement reproductibles identifiées sur le Progiciel. Le détail des prestations de Support, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires, la durée et les niveaux de prestation sont disponibles sur simple demande au service commercial. Le Support est réalisé par la correction des anomalies reproductibles, au moyen de mises à jour du Progiciel par les éditeurs concernés par rapport au fonctionnement normal de ce dernier, dans le cadre d’une obligation de moyens. La livraison des versions correctives se fait par la mise à jour dudit Progiciel. Le moyen d’accès à cette mise à jour dépend du contrat de service souscrit par le client et peut se faire par téléchargement sur Internet, par expédition par courrier postal du support CDRom du Progiciel ou bien encore par la mise à disposition de la version sur le SaaS. SOFAKOM ne saurait être tenu pour responsable des défaillances de tout progiciel non développé par la société SOFAKOM.

Le Client signale par écrit toute anomalie dans le fonctionnement du Progiciel dont il demande la correction en accompagnant sa demande d’une description des symptômes d’erreur constatés et des conditions d’utilisation du Progiciel donnant lieu à l’apparition de l’erreur, si besoin sur support numérique.

Il est demandé au Client de mettre en place, un accès Internet sur les postes informatiques ou est installés le Progiciel afin de permettre à SOFAKOM, si la situation l’exige, et en accord avec le Client, de prendre le contrôle à distance par Internet du système informatique du Client pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.

Ne fait pas partie des services de Support :

• La migration d’un Progiciel vers un autre
• L’installation du Progiciel sur le site et sur les ordinateurs du Client, sa mise en route, la formation, la saisie initiale de données
• Le paramétrage des modèles d’impression
• Les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, ou règlementaire : SOFAKOM recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts Comptables, conseils juridiques, etc.).
• La correction des défaillances des Progiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
• La restauration de l’environnement (fichiers de paramétrages, bibliothèques, données…) en cas de destruction de ceux-ci
• Le support des logiciels composant l’environnement du ou des Progiciels tels que les éléments du système d’exploitation et les éléments composant les réseaux informatiques les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.).

Plus généralement tout service exclut comme mentionné à l’article 11 est facturable séparément par SOFAKOM sur la base d’un devis accepté par le Client. Le contrat d’assistance est facturé annuellement.

Le nombre d’heures d’assistance téléphonique inclut dans le cadre des contrats services commercialisés par la société SOFAKOM et qui en assure la maintenance est limitée de façon contractuelle et pourra faire l’objet d’un arrêt des services d’assistance si le nombre d’heures déterminées par les présentes conditions est dépassé. Ce nombre d’heures est déterminé en unité de temps et, est fonction du nombre de poste et de la gamme utilisée.

Une unité de temps est égale à une heure de prestation sur une période de douze mois. Nombre d’unités de temps en fonction des logiciels et de la gamme (UT = unité de temps) :

• Logiciels EBP (gamme CLASSIC, ACTIV, PRO) : 4 UT par période de douze mois, majoration de 0,5 UT par poste supplémentaire.
• Logiciels EBP (gamme PME et EXPERT) : 5 UT, majoration de 1 UT par module et 0,5 UT par poste supplémentaire.
• Logiciels QUADRATUS (Duo) : 1,5 UT.
• Logiciels QUADRATUS (Autres gammes) : 3 UT, majoration de 0,5 UT par poste supplémentaire et majoration de 1 UT par module supplémentaire.

En cas d’arrêt des services de l’assistance dû au dépassement du nombre d’heures consommées dans le cadre dudit service, SOFAKOM se réserve le droit de proposer au client de compléter sa formation initiale, sans quoi l’assistance téléphonique ne sera plus à même de répondre à ses demandes. La facturation annuelle restera exigible compte tenu que le calcul des UT est effectué en fonction d’une période de douze mois.

12 — DUREE

Les services de Support de maintenance et d’assistance sont fournis pour la durée figurant aux conditions de service reprises au bon de commande, la date de début de contrat étant formalisée par la date de signature du devis valant contrat. A l’échéance ils sont reconduits tacitement, pour une durée identique à la période initiale, sauf dénonciation trois mois avant l’échéance par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. La résiliation des services de Support n’entraînera en aucun cas la résiliation des autres Produits ou services souscrits par le Client auprès de SOFAKOM. Dans l’hypothèse où SOFAKOM remboursera à titre commercial le Client le remboursement se fera sous forme d’un bon d’achat auprès de SOFAKOM valable douze mois.

13 — PROPRIETES ET RESPONSABILITES DES DONNEES TRAITEES – DONNEES PERSONNELLES

SOFAKOM agit en qualité de responsable de Traitement des données lorsqu’il collecte, utilise et conserve les Données à caractère personnel du Client. Ce dernier est informé et accepte que SOFAKOM puisse être amené à collecter, utiliser et conserver ses Données Personnelles (nom, prénom, codes postaux, adresse mail, numéro de téléphone…), en vue d’effectuer des recherches aux fins d’optimisation de ses procédures internes (analyse des exceptions…) et/ou de développer de nouvelles fonctionnalités et/ou d’établir des analyses statistiques et/ou dans le cadre de campagne marketing.

SOFAKOM peut également être amené à recueillir et utiliser des Données Personnelles lorsque ces dernières sont saisies (même partiellement) sur le site et que par la suite l’opération est abandonnée: ainsi SOFAKOM pourra utiliser ses données pour contacter et finaliser la commande le cas échéant. Le client peut à tout moment demander à SOFAKOM de cesser l’utilisation de ses données personnelles en adressant sa demande par mail à l’adresse suivante : dpo@sofakom.fr

14 — PRIX

Le prix des services de Support applicable pour la première période contractuelle est celui figurant au bon de commande. Pour les périodes de reconduction tacite, le prix appliqué sera celui prévu au tarif publié par SOFAKOM au premier janvier précédent immédiatement la date de reconduction. Si aucune publication tarifaire n’est éditée au premier janvier de l’année en cours, le prix du contrat peut être réévalué sur la base de la dernière variation annuelle majorée d’un point de l’indice SYNTEC disponible à l’adresse suivante : https://www.efl.fr/chiffres-taux/daf/bt-syntec/syntec.html, le mode de calcul de réévaluation est défini comme suit :

P1=P0 x(S1/S0)x 1,02

• P1 : prix maximum de révision tarifaire pour l’année n+1
• P0 : prix contractuel de l’année n
• S0 : dernier indice SYNTEC de référence connue à la date du 1er janvier de l’année en cours (n)
• S1 : dernier indice SYNTEC connu à la date de révision au 1er janvier de l’année n+1.

En cas d’évolution fonctionnelle du Service le prix sera celui du tarif au premier janvier de l’année en cours.

15— DROIT APPLICABLE / TRIBUNAUX COMPETENTS

Les présentes Conditions Générales et les Contrats conclus pour la fourniture de Progiciels et de services SOFAKOM sont exclusivement soumis à la loi française. Hormis les cas où elles s’appliquent à un consommateur au sens de la loi, les parties conviennent d’attribuer compétence exclusive au Tribunal de Commerce de Perpignan, y compris en cas de pluralité de défendeurs, appel en garantie, mesures d’urgence ou conservatoire. »